Diez pasos para solucionar un problema

Diez pasos para solucionar un problema

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Gran parte de lo que hace la gente es resolver problemas y tomar decisiones. A menudo, están “bajo presión”, estresados y con poco tiempo. En consecuencia, cuando se encuentran con un nuevo problema o decisión que deben tomar, reaccionan con una decisión que parecía funcionar antes. Con este enfoque es fácil quedarse atascado en un círculo de resolución del mismo problema una y otra vez. Por ello, suele ser útil acostumbrarse a un enfoque organizado para la resolución de problemas y la toma de decisiones. No todos los problemas pueden resolverse ni las decisiones tomarse con el siguiente enfoque, más bien racional. Sin embargo, las siguientes directrices básicas te servirán para empezar. No te sientas intimidado por la longitud de la lista de directrices. Cuando las hayas practicado unas cuantas veces, se convertirán en algo natural para ti, lo suficiente como para que puedas profundizar en ellas y enriquecerlas para adaptarlas a tus propias necesidades y naturaleza.

Ten en cuenta la diferencia entre problemas “importantes” y “urgentes”. A menudo, lo que consideramos problemas importantes a tener en cuenta son en realidad problemas urgentes. Los problemas importantes merecen más atención. Por ejemplo, si estás respondiendo continuamente a llamadas telefónicas “urgentes”, probablemente tengas un problema más “importante” y es el de diseñar un sistema que filtre y priorice tus llamadas telefónicas.

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Resolución de problemas y toma de decisiones. Pregunte a cualquier trabajador si estas actividades forman parte de su día a día y responderá que sí. Pero, ¿cuántos de nosotros hemos recibido formación sobre la resolución de problemas? Sabemos que es un elemento fundamental de nuestro trabajo, pero ¿sabemos cómo hacerlo con eficacia?

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Las personas tienden a hacer tres cosas cuando se enfrentan a un problema: se asustan o se sienten incómodas y desean que desaparezca; sienten que tienen que dar una respuesta y que tiene que ser la respuesta correcta; y buscan a alguien a quien culpar. Enfrentarse a un problema se convierte en un problema. Y eso es un problema porque, de hecho, ¡siempre va a haber problemas!

Hay dos razones por las que tendemos a ver un problema como un problema: hay que resolverlo y no estamos seguros de cómo encontrar la mejor solución, y probablemente habrá conflictos sobre cuál es la mejor solución. La mayoría de nosotros tendemos a ser “adversos al conflicto”. No nos sentimos cómodos lidiando con el conflicto y tendemos a tener la sensación de que algo malo va a suceder. El objetivo de un buen proceso de resolución de problemas es hacer que nosotros y nuestra organización seamos más “amigos de los conflictos” y “competentes en materia de conflictos”.

4 pasos para resolver problemas

Todos hemos estado conduciendo, ocupándonos de nuestros asuntos, y entonces un sonido extraño empieza a salir de debajo del capó. Entonces, llevas tu coche al taller y el mecánico suele decir lo mismo: “vamos a echar un vistazo”. Básicamente están a punto de hacer la inmersión profunda porque no les basta con saber que hay un problema. En cambio, necesitan comprender la naturaleza de ese problema para encontrar una solución significativa. La resolución de problemas empresariales es igual. Siempre que puedas concretar qué es lo que ha ido mal, ya estarás preparando un futuro en el que las cosas vayan bien. Este artículo te enseña a solucionar los retos empresariales, porque como ha dicho Marcus Lemonis: “Las cosas van a salir mal… lo que más importa es cómo las resuelves”.

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1. Definir el problema Marcus siempre trata de llegar a la raíz del problema, que es exactamente lo que hizo cuando trabajó con una empresa de seguridad con sede en Wisconsin que fabrica productos antideslizantes para personas y animales. Mencionaron que necesitaban más capital para poder expandirse, pero antes de que Marcus sacara la chequera, quería conocer a fondo los retos de la empresa. Se enteró de que operaban con dos nombres, lo que creaba confusión en el mercado. Su embalaje podría haber sido más claro. Su línea de productos antideslizantes también necesitaba una puesta a punto. El análisis de Marcus fue realmente beneficioso porque les dio la oportunidad de ajustar las cosas y sacar el máximo provecho de su expansión. Asegúrese de hacer lo mismo. Echa un vistazo a todo, incluyendo tu competencia, tu modelo de negocio, el mercado, tu equipo y tus propios objetivos. Porque en cada descubrimiento hay una oportunidad de mejorar.

Solución de problemas en 7 pasos

Ya hemos hablado en otras ocasiones en el blog de la importancia de planificar cuidadosamente cualquier reunión o sesión de trabajo en equipo para asegurarse de que se consiguen los resultados previstos. Tal vez en ningún lugar sea esto más importante que cuando se trata de resolver problemas. Si es cierto, como se ha dicho, que la esencia de la gestión de una empresa es “levantarse cada día y resolver el problema de hoy”, entonces la resolución eficaz de problemas está en el corazón de toda empresa de éxito.

Sin embargo, según nuestra experiencia, el proceso de definir claramente un problema, desmontarlo, investigar las causas e identificar soluciones eficaces es un ejercicio de “inventar sobre la marcha”. Y el proceso de planificación de la implementación de esas soluciones y de asegurarse de que realmente se lleven a cabo suele ser aún más incompleto.

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No hay ninguna razón por la que una actividad empresarial tan importante no pueda ser más rigurosa y eficaz cada vez que se enfrenta a un problema que debe resolver en su empresa. Y el siguiente proceso de diez pasos puede ayudarle a conseguirlo:

Paso uno: Asegurar la claridad y la comprensión del problema Como dice el viejo refrán, “un problema bien definido está resuelto en un 75 por ciento”. Por lo tanto, al principio no cometa el error de “dar por sentado” que todo el mundo entiende el problema de la misma manera. En lugar de ello, antes de hacer nada, elabore, conjuntamente, una definición escrita y consensuada del problema. Por ejemplo: “Tenemos que reducir nuestro gasto corporativo global en al menos un 20%”. O “Estamos tardando demasiado en reponer la tarjeta de débito perdida/robada de un cliente; tenemos que hacerlo en la mitad del tiempo que tardamos ahora”.

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